DMS-Ausfall im Autohaus: die ersten 60 Minuten entscheiden

Ein DMS-Ausfall ist kein IT-Ereignis, sondern ein Betriebsereignis. Die Werkstatt ist voll, Kunden stehen am Serviceempfang, Teile werden gebraucht — und die Anwendung, in der Aufträge, Zeiten und Rechnungen entstehen, ist weg. Wer in den ersten 60 Minuten nach Plan arbeitet, verliert Stunden. Wer improvisiert, verliert Tage und rekonstruiert anschließend wochenlang Daten.

Minute 0 bis 10: Lage feststellen und Rollen klären

• Ist nur das DMS betroffen oder das gesamte Netz, die Telefonie, das Identitätsmanagement?
• Wer entscheidet: eine Person aus Serviceleitung, eine aus IT — namentlich vorab festgelegt.
• Erwartete Dauer beim Anbieter erfragen und dokumentieren, nicht schätzen.
• Bei Verdacht auf Angriff: keine Systeme neu starten, keine Datenträger anstecken, IT-Sicherheitsvorfall auslösen.

Minute 10 bis 20: Notfall-Arbeitsumgebung aktivieren

Ein Backup allein macht nicht arbeitsfähig — es liefert Daten, aber keine Anwendung. Deshalb gehört in den Notfallplan eine Umgebung, die außerhalb der betroffenen Infrastruktur läuft und in der Aufträge, Termine, Zeitstempel und Rechnungen weiter erfasst werden. Wichtig ist, dass jeder im Team weiß, wo er sich anmeldet und mit welcher Rolle er arbeitet.

Minute 20 bis 40: Kommunikation nach innen und außen

• Serviceempfang: einheitliche Sprachregelung für Kunden, keine Schuldzuweisung an Anbieter.
• Terminierte Kunden für heute und morgen aktiv informieren, statt sie am Empfang zu überraschen.
• Werkstatt: Wie wird gestempelt, wo werden Positionen erfasst, wer gibt Teile frei?
• Teiledienst und Lieferanten: Bestellwege für den Notbetrieb festlegen.

Minute 40 bis 60: Datendisziplin sichern

Alles, was im Notbetrieb entsteht, muss später zurück ins primäre DMS. Papierzettel und Excel-Listen sind hier der teuerste Weg: Sie sind nicht zuordenbar, nicht revisionssicher und nicht auswertbar. Notfalldaten sollten deshalb als Notfalldaten markiert, mit Zeitstempel und Verantwortlichem versehen und exportierbar sein.

Tausende US-Autohändler stellten nach dem Angriff auf ihren DMS-Anbieter zwangsweise auf Papier und Stift um.

Nach dem Wiederanlauf

• Notfalldaten strukturiert zurückführen und abgleichen, bevor neue Aufträge geschrieben werden.
• Offene Rechnungen und Zeitstempel prüfen — hier entstehen die größten Ertragsverluste.
• Vorfall dokumentieren: Zeitachse, Entscheidungen, Ausfalldauer, Aufwand.
• Notfallplan innerhalb von zwei Wochen überarbeiten, solange die Erfahrung frisch ist.

Quelle: Cloud-App angegriffen: US-Autohändler stellen auf Papier und Stift um (winfuture.de)